Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa obowiązuje od 25 września 2024 r. Nakłada obowiązki zarówno na podmioty publiczne, jak i na prywatnych pracodawców. Jednym z obszarów, których mogą dotyczyć zgłoszenia, jest bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych oraz ochrona danych osobowych.
Zgłoszenia wewnętrzne – kogo dotyczą?
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych muszą wdrożyć:
- pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób,
- podmioty publiczne i ich jednostki organizacyjne – z wyjątkiem gmin i powiatów liczących mniej niż 10 tys. mieszkańców,
- niezależnie od liczby pracowników – podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML).
Zgłoszenia zewnętrzne – obowiązek organów publicznych
Organ publiczny (np. wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta) przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne, weryfikuje je i rozpatruje lub przekazuje organowi właściwemu. Musi m.in.:
- ustanowić procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych,
- utworzyć kanał zgłoszeń,
- potwierdzić przyjęcie zgłoszenia i dokonać jego wstępnej weryfikacji,
- podjąć działania następcze i przekazać sygnaliście informację zwrotną,
- prowadzić rejestr i składać roczne sprawozdania Rzecznikowi Praw Obywatelskich.
Kanały wewnętrzny i zewnętrzny mają być od siebie niezależne – urząd musi więc zorganizować i obsługiwać oba.
Kim może być sygnalista?
Osoba zgłaszająca naruszenie w kontekście związanym z pracą, m.in.: pracownik (także na umowie cywilnoprawnej), stażysta, praktykant, wolontariusz, przedsiębiorca współpracujący z organizacją, wspólnik lub członek organu, a także pracownik wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
Czego mogą dotyczyć zgłoszenia?
M.in. zamówień publicznych, usług i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, bezpieczeństwa produktów, żywności i pasz, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
Obowiązki pracodawcy
- zaprojektowanie bezpiecznych kanałów zgłoszeń, chroniących poufność tożsamości zgłaszającego,
- wyznaczenie bezstronnej osoby lub jednostki do obsługi zgłoszeń,
- przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz zapoznanie z nią pracowników,
- ocena, czy zgłoszenie podlega ustawie, i podjęcie działań następczych,
- prowadzenie rejestru zgłoszeń,
- informowanie sygnalisty o podjętych działaniach.
Trzy drogi zgłoszenia
- wewnętrzna – do pracodawcy,
- zewnętrzna – do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego (również z pominięciem kanału wewnętrznego),
- ujawnienie publiczne – w ostateczności, gdy wcześniejsze zgłoszenia nie przyniosły działań.
Bezpieczeństwo kanału zgłoszeń
Co oferujemy
Kompleksowe wdrożenie i obsługę zgłoszeń wewnętrznych:
- pomoc w powołaniu osoby do obsługi zgłoszeń (Compliance Officer) – materiały, powołanie, upoważnienie, oświadczenia, szkolenie,
- kanał zgłoszeń – bezpieczny formularz, przekazywanie informacji zwrotnych, zapewnienie bezstronności; możliwe także przejęcie obsługi zgłoszeń,
- dokumentacja: procedura zgłoszeń wewnętrznych, karta zgłoszenia, rejestr zgłoszeń, dokumenty pracownicze,
- szkolenie pracowników,
- ocena bezpieczeństwa kanału zgłoszeń w ramach SZBI i audytu.
Oferta dla JST może objąć urząd wraz z jednostkami organizacyjnymi. Zapraszamy do kontaktu.